411
科技領域有個規(guī)律，我們經常高估一年的變化，而低估了十年或者更長時間所可能發(fā)生的變化。
不信可以做個測試，你覺得未來線上辦公會怎么發(fā)展？不少朋友會說，既然線上辦公是疫情到來之后的PlanB，那么隨著疫情結束就會恢復到原來的線下辦公時代。這可能就低估了長期變化。
現實中，居家辦公、線上辦公、遠程辦公成為日常工作的剛性需求，混合辦公已經形成了普遍共識。對個人來說，混合辦公減少了通勤時間，提供更靈活便利的工作地選擇；對企業(yè)來說，混合辦公能夠快速實現全球協作，減少線下辦公室的成本和差旅費用。
2022年8月份，普華永道發(fā)布《2022全球職場調研中國內地報告》顯示，95%的中國內地員工和88%的全球員工更希望可以采用遠程辦公和混合式辦公的方式。
但是，混合辦公并非完美，也存在“月之暗面”。比如線上會議的效率瓶頸，就引發(fā)過大量吐槽。人們發(fā)現，原本線下面對面就可以完成的溝通協作，一旦轉移到線上之后，增加了等待的時間、繁瑣的操作、信息的丟失等。
企業(yè)服務公司Dialpad調查顯示，83.13%來自各行業(yè)的受訪者每周要花至多三分之一時間開會。對于企業(yè)來說，團隊溝通協作的效率，會直接影響到決策部署和業(yè)務推進，因此，混合辦公驅使下的會議效率問題，已經成為影響企業(yè)競爭力的關鍵。
然而，面對開會這個技術活，目前整個智慧會議領域尚未形成統(tǒng)一共識和標準，個人和企業(yè)用戶在選擇時，也缺乏權威的參照標尺。
不過，這種情況正在被積極地改變著。12月27日，國內知名的智慧協同平臺MAXHUB，攜手騰訊會議，發(fā)布《2023智慧會議技術白皮書》，雙方強強聯合，對智慧會議進行了全面的梳理、定義和規(guī)范。
我們不妨透過首個智慧會議技術白皮書，來看一看“開好會”需要具備哪些能力，智能技術的到來為未來辦公注入了怎樣的動力？
筑造動力引擎：智慧會議的進擊
開起會來爭吵不休，誰拍板，誰提供信息，最后做了什么決議，傻傻記不清楚，開了個寂寞；
以前沒有報表做事憑感覺，現在都用報表數據滿天飛，實際協作效率還是很低；
許多問題總是到會議上才開始思考，準備工作不足，浪費了大家很多時間；
花巨資搭建的企業(yè)OA，還不如微信QQ好用，處于半閑置狀態(tài)；
這些會議溝通、協作不暢通的“斷點”和“堵點”，給日常工作平添了無數的煩悶和沮喪，更讓組織效率和競爭力變得低下。
在混合辦公和遠程辦公的當下，企業(yè)想要開好一個會，提高會議協作效率，對軟硬件設備有怎樣的要求？如何從0-1搭建智慧會議室？這些問題一直以來都沒有形成統(tǒng)一共識，而《白皮書》的出現恰逢其時，給出了智慧會議的核心方法論，也填補了該領域的標準空白。
我們可以從三個角度，來理解智慧會議的進擊。
首先，“開好會”的基礎設施。
要適應未來混合辦公場景的趨勢，需要構建一個有利于員工發(fā)展和增強員工關系的溝通協作方式，因此，智慧會議的基礎設施——軟硬件設備，需要能夠實時感知和采集整個會議過程中的數據，連接以事物為中心的人、空間、設備，讓數據互聯互通，完成溝通共識，進而支撐企業(yè)會議的高效協作。
舉個例子，傳統(tǒng)會議室的設備數據、狀態(tài)數據等無法實時共享，這就給后續(xù)團隊協作帶來了很多不便。預定了某個會議室，開會時才發(fā)現缺少白板、視頻通話等設備，導致遠程協作無法順利進行；抑或是進入會議室才發(fā)現設備已經損壞，等待維修又耽誤了時間，影響會議效率；一場頭腦風暴會議，傳統(tǒng)會議室只有普通白板，書寫空間有限，限制了團隊創(chuàng)意的碰撞和發(fā)揮……
針對這些傳統(tǒng)會議室的痛點，MAXHUB首創(chuàng)了會議平板，作為智慧會議的重要硬件之一，幫助企業(yè)更高效地展開協作。
在智慧會議中，會議平板這一產品，可以直觀地對會議室細節(jié)進行控制，支持無線投屏，實現批注、翻頁等交互操作，讓每一次會議都能夠提前把握會議室整體情況，不把時間浪費在等待上。
此外，騰訊會議Rooms與MAXHUB合作，打造了軟硬件融合適配的智慧會議室解決方案，幫助讓企業(yè)會議室快速連接上云會議。為了讓更廣泛的企業(yè)會議室設備連接到云端會議，讓企業(yè)會議室持續(xù)暢享隨時加入云端會議，在Rooms試用賬號滿三個月后，騰訊會議免費開放【加入會議】，助力企業(yè)會議室與騰訊會議PC端、移動端、小程序互聯互通，用戶點擊后可以隨時連入云端，使用共享屏幕、互動批注、白板本地圖片上傳及掃碼保存內容、云錄制等功能，打通會議室與會議室、線上與線下的壁壘，減少多個設備反復切換的繁瑣操作，讓遠程協作效率大大提升。
在《白皮書》中，MAXHUB也結合市場經驗，給出了如何選擇一體化顯示設備等相關建議，比如觸摸響應速度、顯示屏抗沖擊性能、圖像色溫等、觸摸誤差等等。
可以說，優(yōu)秀的軟硬件基礎設施，是“開好會”的前提。
其次，“開好會”的核心能力。
智慧會議的本質目的是集思廣益、經由群體智慧來達成并落實更好的決策。這個過程，也是組織修煉“內功”的階段，需要全鏈路的能力保障。MAXHUB和騰訊會議在服務中，也積累了大量的經驗與思考?！栋灼分刑岬?，智慧會議系統(tǒng)設計分五層結構，協助用戶完成會前、會中、會后、會議管理的一切準備及善后事宜。
會前，通過會議平板，可以一鍵搞定邀約，解決預約難題；批量提醒會議信息、分發(fā)共享資料，無需反復溝通，減少等待和準備時間，提升會議室整體效率。
會中，結合智能書寫、無線傳屏等功能，可以實現內容共享及交互批注，溝通協作更高效，同時還能聯動智能門牌鎖定會議室，避免被無關人員干擾。
會后，會議平板也能及時對會議內容進行歸檔，用手機掃碼即可將批注內容保存，沉淀為重要的知識資源。待辦管理將會議任務明確到人，進度結果一目了然，讓會后執(zhí)行更有力。
會議并不是開完就算了，整體管理與運維也十分重要， 通過后臺集控系統(tǒng)，企業(yè)可以將智慧會議的相關設備統(tǒng)一管理，完成軟件升級、系統(tǒng)更新等操作，對會議設備使用次數、會議空間使用頻率，會議預約情況進行數據統(tǒng)計分析，為會議室日常行政、IT運維管理提供數據支撐。
從這個角度看，智慧會議的本質，是幫助企業(yè)實現會議全流程（會前、會中、會后和會管）的數字化變革。
第三，“開好會”的場景化定制。
智慧會議系統(tǒng)并不能“一招鮮吃遍天”，不同組織、不同內容，召開會議的需求是不一樣的，還要根據場景提供定制化方案。
《白皮書》中，將常見召開會議的場景分為標準會議室、視頻會議室、接見廳、會議廳、培訓廳及個人辦公空間、開放空間等七大辦公場景，通過不同的會議設備及系統(tǒng)，滿足不同場景下的使用需求，來更好地達成會議目標。
遠程視頻會議時，智慧會議室要確保聽得清楚、看得真切、講得明白，可以通過MAXHUB的全屏展示、視頻會面、云端共享會議資料等，實現跨地域跨組織的協作。
對外接待時，智慧會議室就作為企業(yè)對外的“名片”，需具備本地擴音、名牌顯示、視頻會議、多屏聯動的基礎功能需求。通過MAXHUB高清大屏顯示，電子名銘顯示來訪人及參會人公司、名字、職位等信息，幫助企業(yè)做好接待、打造品牌。
場景化的智慧會議，驅使企業(yè)將產品和場景搭配組合，去滿足各類垂直會議場景的數字化需求。
總的來說，解決“開好會”的問題，智慧會議的進擊，本質就是用數字技術構筑一個動力引擎，通過基礎設施的互聯互通，讓斷點被連接；基于流程梳理和場景定制，讓堵點被梳理，從而讓會議場景的痛點都瓦解掉，自然就能向著更高效的方向前進。
飛向未來：智慧會議的趨勢與發(fā)展
短期來看，復蘇期的遠程辦公比例還很高，騰訊會議為代表的云會議、MAXHUB為代表的終端硬件，支撐企業(yè)的高效運營。
中期來看，十四五規(guī)劃明確“加快企業(yè)數字化轉型升級”，企業(yè)數字化的需求還在上升，大部分傳統(tǒng)會議室也面臨著升級改造，智慧會議軟硬件作為數字經濟的基礎設施，也將在政策紅利期迎來較大的發(fā)展。
長期來看，元宇宙、虛實融合、XR等新技術，讓數字化辦公展現出前所未有的創(chuàng)新力，這是傳統(tǒng)辦公無法取代的，也對智慧會議服務商們的技術能力提出了更高的要求，需要騰訊會議、MAXHUB等一批智慧會議先行者持續(xù)不怠的努力。
透過《2023智慧會議技術白皮書》，我們可以清晰地看到，智慧會議作為辦公協同的數字化升級手段，正在為企業(yè)發(fā)展注入新動能。隨著越來越多的企業(yè)激發(fā)組織協作的高效力量，一個更加繁榮活力的數字經濟體，也將加速來到你我身邊。
